Antrag Protokolle in politischen Gremien mit KI erstellen
Die Erstellung von Sitzungsprotokollen bindet derzeit erhebliche zeitliche und personelle Ressourcen innerhalb der Verwaltung. Außerdem dauert es bisweilen etwas länger, bis die ausgefertigten Protokolle allen Beteiligten vorliegen. Dabei sind Protokolle für die Information der Beteiligten erforderlich und oft auch für die weiteren Verfahrensschritte eine wichtige Grundlage.
Durch den gezielten Einsatz moderner Softwarelösungen auf Basis Künstlicher Intelligenz (KI) lässt sich dieser Arbeitsaufwand drastisch reduzieren.
- Spürbare Entlastung der Verwaltung: Das automatisierte Mitschreiben und Erstellen von Protokollentwürfen nimmt den Protokollanten das zeitintensive Erstellen von Notizen oder gar Mitschreiben und Vorformulieren ab. Natürlich erfolgt die Endredaktion immer durch den Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin; ebenso das Feststellen der Abstimmungsergebnisse. Das Bearbeiten eines erstellten Rohentwurfs, der ja schon mit Ende der Sitzung vorliegt, benötigt aber nur ein Bruchteil der bisher anfallenden (Arbeits-) Zeit, das Protokoll von Grund auf komplett zu erstellen. Die freiwerdenden Arbeitskapazitäten der Mitarbeiter können direkt für die inhaltliche Arbeit und Kernaufgaben der Verwaltung genutzt werden.
- Erhebliche Beschleunigung der Abläufe: Eine KI-gestützte Erstellung ermöglicht es, Rats- und Ausschussmitgliedern, den beteiligten Stellen innerhalb der Verwaltung sowie der Öffentlichkeit die wesentlichen Ergebnisse und Beschlüsse nahezu zeitnah zur Verfügung zu stellen. Die Spanne zwischen Sitzung und fertigem Protokoll wird so auf ein Minimum verkürzt.
- Höhere Transparenz und Qualität: KI-Systeme erfassen Sitzungsverläufe neutral und strukturiert, was die Nachvollziehbarkeit politischer Entscheidungen stärkt und die Dokumentationsqualität sichert. Die Protokolle können den Diskussionsverlauf auch detaillierter nachvollziehen als es bisher der Fall ist.
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Datenschutz, IT-Sicherheit und Vertraulichkeit: Beim Einsatz im kommunalen Umfeld haben der Schutz personenbezogener Daten und die IT-Sicherheit oberste Priorität:
- DSGVO-Konformität: Es werden ausschließlich Softwarelösungen eingesetzt, die vollständig DSGVO-konform arbeiten. Die Verarbeitung erfolgt auf ISO 27001-zertifizierten Servern innerhalb der Europäischen Union bzw. Deutschlands.
- Kein Modelltraining: Vertraglich wird garantiert, dass Sitzungsinhalte nicht zum Training öffentlicher KI-Modelle genutzt werden.
- Vertraulichkeit bei Nicht-Öffentlichkeit: Für nicht-öffentliche Sitzungsanteile gelten dieselben strengen Zugriffsbeschränkungen wie bisher. Die Verarbeitung erfolgt verschlüsselt nach aktuellen BSI-Standards.
- Menschliche Kontrolle: Die KI dient rein als Assistenzsystem. Eine automatische Veröffentlichung findet nicht statt; die Freigabe verbleibt in menschlicher Hand.
Die FDP-Fraktion im Rat der Stadt Hemer hat deshalb folgenden Antrag gestellt:
- Die Verwaltung wird beauftragt, den Einsatz geeigneter, datenschutzkonformer KI-Softwarelösungen zur automatisierten Erstellung von Protokollentwürfen für die Sitzungen des Rates, der Ausschüsse, Arbeitskreise und sonstigen Gremien der Stadt Hemer zu prüfen und in einem Pilotprojekt umzusetzen.
- Der Einsatz der KI-Software erfolgt ausschließlich zur Erstellung von Rohbearbeitungen bzw. Entwürfen. Die finale Überprüfung, Korrektur und Freigabe der Protokolle verbleiben uneingeschränkt bei den zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Verwaltung bzw. dem Unterzeichner seitens des politischen Gremiums (Primat der menschlichen Kontrolle / Human-in-the-Loop.
- Die Verwaltung wird beauftragt, dem Rat nach einer Testphase von sechs Monaten einen Erfahrungsbericht über die Arbeitsentlastung, die Zeitersparnis sowie die Kosteneffizienz vorzulegen.
Mit dieser Maßnahme könnte die Stadt Hemer ein deutliches Zeichen für eine moderne, digitale und effiziente Verwaltungsarbeit zum Nutzen aller Beteiligten setzen. Hemer braucht Tempo, gerade bei der Digitalisierung
Den Antrag können Sie hier lesen: